Preparato per Studio Medico Cappelli
I pazienti scrivono su WhatsApp, HelloAI mette in ordine, la segreteria valida in un click. Un solo canale, nessuna telefonata persa.
In trenta secondi
Il paziente scrive come scriverebbe a un conoscente. HelloAI capisce e agisce. La segreteria supervisiona e ha sempre l'ultima parola.
«Vorrei un appuntamento» oppure «Mi serve la ricetta». Nessuna app da installare, nessun modulo da compilare.
Propone gli orari liberi, raccoglie i dettagli della ricetta, instrada la richiesta al medico giusto. Non entra mai nel merito clinico.
Trova tutto ordinato nel gestionale: agenda del giorno e coda ricette. Un click per validare, rifiutare o ricontattare.
Appuntamenti
Il paziente gestisce l'intero appuntamento in conversazione. HelloAI controlla gli orari reali dello studio e non propone mai uno slot già occupato o nel passato.
Scrive in linguaggio naturale, anche vago. Se il numero è nuovo, HelloAI chiede prima un recapito per riconoscere la scheda.
«Buongiorno, avrei bisogno di una visita giovedì mattina»Legge l'agenda e il Google Calendar dello studio, esclude gli orari passati e quelli già impegnati, rispetta il preavviso minimo impostato. Poi propone solo slot realmente prenotabili.
Alla conferma del paziente, HelloAI scrive l'appuntamento in agenda, crea l'evento su Google Calendar e invia l'email di conferma al paziente, tutto in un solo passaggio.
Appuntamento creato · evento su calendario · email inviataUna notifica arriva subito allo studio con il nome del paziente e il Medico di riferimento. Nulla resta solo nella chat.
Spostare o disdire
Anche la modifica avviene in chat: il paziente chiede di spostare o annullare, il sistema applica le regole di preavviso dello studio e aggiorna in automatico agenda, calendario ed email. Se la segreteria sta già rispondendo dal telefono dello studio, il bot si mette in pausa e la lascia parlare.
Agenda & uso interno
Dietro le quinte, la segreteria lavora su una vista chiara e sempre aggiornata. Nessuna competenza tecnica richiesta.
Timeline degli appuntamenti di oggi, vista settimanale, storico e un cruscotto di sintesi. Filtri per medico e per stato (confermato, in attesa, annullato) per trovare tutto in un attimo.
L'agenda si rinfresca da sola: ciò che entra da WhatsApp compare senza ricaricare la pagina. La segreteria vede la stessa realtà del bot, in tempo reale.
Quello che scrivete in agenda finisce sul calendario dello studio e viceversa. Gli impegni segnati sul calendario bloccano automaticamente gli orari offerti ai pazienti: niente sovrapposizioni.
Nuovo appuntamento, spostamento, cancellazione: ogni operazione è disponibile anche a mano dal gestionale. HelloAI prepara, la persona decide.
Ricette ripetibili · il cuore del medico di base
Per un medico di medicina generale il volume vero sono le ricette, non gli appuntamenti. HelloAI le raccoglie in modo ordinato e le mette in una coda dove la segreteria valida con un click, senza mai emettere nulla al posto del medico.
HelloAI parte sempre da questo bivio. Se il paziente indica farmaci specifici, li riconosce e li normalizza sul catalogo dello studio.
Chiede il medico di riferimento e lo riconosce tra quelli dello studio. Se non è identificabile, la richiesta viene comunque presa in carico e segnalata «da verificare».
Raccoglie nome e cognome e chiede se la ricetta serve cartacea (da ritirare) o via email.
HelloAI inoltra la richiesta al medico e conferma con una formula prudente. Non dice mai che la ricetta è pronta: è il medico a deciderlo.
«Ho preso in carico la sua richiesta, la segretaria la ricontatterà.»Ogni richiesta diventa una scheda in coda, con paziente, farmaci, medico e canale d'origine. Tre schede d'esempio:
Se la consegna è via email, la scheda si chiude senza scrivere al paziente: la ricetta parte dal gestionale del medico. Se è cartacea, HelloAI avvisa il paziente su WhatsApp che può passare a ritirarla, con un messaggio che la segreteria può modificare prima di inviare. Poi la scheda va in Archivio.
La scheda passa a «Da ricontattare» e il paziente viene sempre avvisato sul suo WhatsApp con il motivo. Nessuno resta senza risposta.
La garanzia
Se il messaggio al paziente non parte (numero non raggiungibile), l'azione viene bloccata e segnalata: la segreteria riprova. Nessuna richiesta può sparire senza che il paziente sia stato informato.
Oltre appuntamenti e ricette
Non tutto è una prenotazione o una ricetta. Quando arriva qualcos'altro, HelloAI non improvvisa: prende in carico e passa la palla allo studio.
Richieste di parlare col dottore; questioni amministrative (fatturazione, pagamenti, certificati, referti, burocrazia); e ogni domanda di natura clinica: sintomi, dosaggi, pareri. Su questi ultimi il bot non entra mai nel merito.
Risponde al paziente con una formula neutra di presa in carico, avvisa il medico via email e crea una scheda nella tab «Da ricontattare» con il riassunto della richiesta.
Un unico posto dove guardare
Ricette da rilavorare ed «altre richieste» finiscono nella stessa coda «Da ricontattare»: la segreteria le gestisce con gli stessi pulsanti: valida, rifiuta, sempre con avviso al paziente. Una sola inbox, nessun canale parallelo da controllare.
Il ciclo di vita di una richiesta
Ogni richiesta ha un percorso chiaro. E una data di scadenza: i dati sanitari non restano un minuto più del necessario.
| Stato | Dove si trova | Cosa succede |
|---|---|---|
| In coda | Tab «Ricette» | Appena arrivata da WhatsApp. In attesa della segreteria. |
| Validata | Tab «Archivio» | Gestita. Il paziente è avvisato se cartacea. Cancellazione automatica dopo 24 ore. |
| Da ricontattare | Tab «Da ricontattare» | Rifiutata o richiesta generica. Paziente avvisato. Cancellazione automatica dopo 7 giorni. |
Il gestionale mostra il conto alla rovescia su ogni scheda («si elimina tra ~24h»), così la cancellazione non è mai una sorpresa. Non esiste una vista «storico ricette»: il registro delle ricette emesse resta, come deve, nel gestionale del medico.
Privacy & sicurezza
I dati sanitari sono categoria particolare (Art. 9 GDPR). Il sistema è progettato per trattarne il minimo indispensabile, cifrarlo e dimenticarlo appena esaurito lo scopo.
Un solo canale: WhatsApp. Nessuna dispersione su più piattaforme. La conversazione vive dove il paziente già scrive.
Nome del paziente cifrato. Salvato in forma crittografata (AES) nel database: illeggibile a chi non è autorizzato.
Niente cartella clinica, niente storico farmaci. Il bot non conserva le terapie e non ha accesso a dati clinici. Non chiede e non ripete dettagli sulla condizione del paziente.
Cancellazione automatica. Le richieste gestite si eliminano da sole: 24 ore dopo l'archiviazione, 7 giorni per quelle da ricontattare. Definitivamente.
Ambiente isolato per studio. Ogni studio ha il proprio spazio dedicato e separato: i dati non si mescolano mai tra clienti diversi.
Attivazione
Si parte con un mese di prova gratuito. Poi un abbonamento mensile, disdicibile quando vuoi.
Primo mese gratis, poi €39 al mese. Su WhatsApp: appuntamenti, richieste di ricetta e altre domande, con agenda e sincronizzazione del calendario inclusi.
La card che il paziente tocca per entrare nella chat dell'assistente. Da banco reception €50 (invece di €99); card personali per lo staff €29.
Nessun vincolo di durata: il primo mese è in prova, poi si rinnova a €39/mese e si può disdire in ogni momento.
In una riga
Meno telefonateLa segreteria smette di rincorrere il telefono per prenotazioni e ricette.
Ricette ordinateRaccolte, normalizzate e pronte da validare in un click, con il medico giusto.
Agenda allineataSempre in pari con Google Calendar, senza doppie prenotazioni.
Nessuna richiesta persaTutto tracciato e instradato: appuntamenti, ricette e ogni altra domanda.